piattaforma document managementUna piattafoma di document management è un applicativo software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti ed altri contenuti ipertestuali.

Tecnicamente una piattafoma di document management è un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.

Questo applicativo software é progettato per gruppi di professionisti e per le aziende che necessitano di un sistema per la gestione di documenti che, oltre a garantire l’archiviazione logica e strutturata dei documenti in remoto, permetta la gestione multiutente, scongiurando la sovrapposizione di processi.

 

document managementLa gestione tramite il la piattaforma di document management permette, tra l’altro:
  1. La condivisione trasversale delle informazioni. Lo stesso documento può essere fruito a diversi livelli della gerarchia aziendale previa approvazione, ovvero sia il dirigente che il collaboratore esterno o il responsabile di fatturazione, se autorizzati, possono accedere alla fattura di un cliente.
  2. Lo sviluppo di una condivisione della conoscenza e dell’esperienza. Un documento archiviato da una sezione dell’azienda può essere utile ad un altro ramo che la può scaricare ed utilizzare.
  3. Elaborazione di una memoria collettiva dell’azienda. La costruzione di un archivio digitale strutturato in maniera coerente con il lavoro dell’azienda (con l’uso dei campi aggiuntivi) contribuisce a creare la memoria stessa dell’azienda e a ricostruire tramite i log la rete di relazione che l’ha creato.
  4. La definizione di regole di lavoro comuni. Tramite l’uso di un sistema documentale come Neoshare si può studiare e gestire il work flow aziendale stabilendo le regole di lavoro.
  5. Personalizzazione della reperibilità del documento. La piattaforma offre la possibilità di tracciare le versioni dei documenti e dell’utente che ha apportato delle modifiche rimanendo quindi flessibile alle evoluzioni temporali dei documenti.