Tecnicamente una piattafoma di document management è un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.
Questo applicativo software é progettato per gruppi di professionisti e per le aziende che necessitano di un sistema per la gestione di documenti che, oltre a garantire l’archiviazione logica e strutturata dei documenti in remoto, permetta la gestione multiutente, scongiurando la sovrapposizione di processi.
- La condivisione trasversale delle informazioni. Lo stesso documento può essere fruito a diversi livelli della gerarchia aziendale previa approvazione, ovvero sia il dirigente che il collaboratore esterno o il responsabile di fatturazione, se autorizzati, possono accedere alla fattura di un cliente.
- Lo sviluppo di una condivisione della conoscenza e dell’esperienza. Un documento archiviato da una sezione dell’azienda può essere utile ad un altro ramo che la può scaricare ed utilizzare.
- Elaborazione di una memoria collettiva dell’azienda. La costruzione di un archivio digitale strutturato in maniera coerente con il lavoro dell’azienda (con l’uso dei campi aggiuntivi) contribuisce a creare la memoria stessa dell’azienda e a ricostruire tramite i log la rete di relazione che l’ha creato.
- La definizione di regole di lavoro comuni. Tramite l’uso di un sistema documentale come Neoshare si può studiare e gestire il work flow aziendale stabilendo le regole di lavoro.
- Personalizzazione della reperibilità del documento. La piattaforma offre la possibilità di tracciare le versioni dei documenti e dell’utente che ha apportato delle modifiche rimanendo quindi flessibile alle evoluzioni temporali dei documenti.
