Il sistema PEC, ormai in Italia ampiamente diffuso, entra a far parte di una delle modalità previste per attivare il domicilio digitale. Strutturato per rispondere al quadro normativo italiano, al fine di rafforzare il suo ruolo come recapito ufficiale elettronico e di garantire l’integrità e la veridicità del testo inviato.
Questo strumento di comunicazione principale rende più immediati, veloci ed economici tutti gli scambi di documenti e informazioni tra i soggetti interessati.
Cos’è il domicilio digitale e a cosa serve
È arrivato l’obbligo di registrare il proprio Domicilio digitale, prerogativa per le imprese e parte di un’ampia manovra che apre la strada alla semplificazione e all’innovazione digitale.
L’11 settembre 2020 è stata pubblicata la legge n° 120 di conversione, con modifiche al decreto legge del 16 luglio (Decreto Semplificazioni) che dispone l‘obbligo di comunicare il proprio domicilio digitale per imprese e professionisti.
Il domicilio digitale è un domicilio online che comprende l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato (Sercq), come definito dal regolamento europeo eiDAS.
Il domicilio digitale, quindi, sostituisce il domicilio fisico e viene usato dalla pubblica amministrazione per inviare multe, atti giudiziari, notifiche e comunicazioni con pieno valore legale al cittadino. Nel mondo di oggi, il domicilio online è utile per facilitare e velocizzare il dialogo tra i vari soggetti giuridici e per consentire una comunicazione in real time, senza intermediari e con notevoli risparmi in tempo e risorse. Questa manovra serve a completare, insieme alle identità digitali, il disegno della cittadinanza digitale: l’insieme di diritti e doveri che, grazie al supporto di strumenti (identità, domicilio, firme digitali) e servizi, mira a semplificare il rapporto tra cittadini, imprese e pubblica amministrazione.
Come attivare e modificare il domicilio digitale
Per attivare il domicilio digitale, in linea con le regole UE , occorre essere in possesso di un’ identità digitale (SPID) che consente di accedere ai servizi online della pubblica amministrazione e un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o di altro indirizzo equivalente (servizio elettronico recapito certificato).
Successivamente, è necessario richiedere l’attivazione del domicilio al proprio Comune di residenza compilando l’apposito modulo di domanda.
Ricevuta la richiesta, il Comune si occuperà di inserire l’indirizzo PEC nell’apposito elenco dell’Anagrafe Nazionale Online (ANPR). I tempi di attivazione dipendono dal Comune, ma non superano generalmente la settimana.
Non è più utile alcuna lettera cartacea e nessuna raccomandata, in quanto le comunicazioni da e verso la pubblica amministrazione gestite tramite la casella di posta elettronica avranno valore legale.
Entro il 1 ottobre 2020, occorre segnalare e controllare il corretto funzionamento del proprio domicilio digitale al Registro delle Imprese, archivio fondamentale in cui si trovano i dati delle imprese con qualsiasi forma giuridica e settore di attività economica.
Cosa succede in caso di mancanza di domicilio digitale
In mancanza di domicilio digitale, bisogna farne richiesta presso un gestore autorizzato (consultabile presso un elenco specifico) e comunicarlo al Registro delle Imprese tramite una procedura online totalmente gratuita e semplificata. È possibile consultare il sito del Registro delle Imprese, per verificare la corretta iscrizione ricercando il nome impresa oppure consultando la visura aggiornata presso il cassetto digitale dell’imprenditore (servizio delle Camere di Commercio) a cui si accede tramite SPID.
La comunicazione del domicilio digitale è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria; l’obbligo di comunicazione non spetta alle imprese già in possesso dell’indirizzo PEC, purché sia valido e attivo.
In caso di mancata comunicazione del proprio domicilio elettronico, sono previste sanzioni amministrative:
– per le società diverse da quella di nuova costituzione, in caso di domicilio digitale inattivo, dovrà indicarne uno nuovo entro 30 giorni. Nel frattempo, il Registro delle Imprese assegnerà un domicilio provvisorio.
– per le società di nuova costituzione che non hanno indicato il proprio domicilio digitale, la domanda di iscrizione verrà sospesa dal Registro delle Imprese in attesa della dovuta integrazione.
– per le imprese individuali già attive e non soggette a procedura concorsuale, in caso di domicilio digitale inattivo, l’imprenditore dovrà provvedere all’indicazione di uno nuovo entro i 30 giorni, decorsi i quali si procederà alla cancellazione dell’indirizzo dal Registro delle Imprese per assegnarne uno nuovo.
Le novità del Decreto Semplificazioni in ambito PEC
Le misure adottate dal Decreto Semplificazioni mirano a semplificare e digitalizzare le procedure, a diffondere i servizi pubblici in rete e a migliorare il rapporto tra le parti in causa.
Il Decreto Semplificazioni, in materia PEC, prevede:
– la notificazione e la comunicazione telematica degli atti in materia civile, penale, amministrativa, contabile e stragiudiziale in cui vengono introdotte misure di semplificazione per la notifica telematica alle pubbliche amministrazioni. Il fine è superare le problematiche relative all’assenza di comunicazione del proprio indirizzo PEC da parte delle amministrazioni che provoca, spesso, rallentamenti nei processi di digitalizzazione;
– la semplificazione delle procedure di cancellazione dal Registro delle Imprese e dall’albo degli enti cooperativi con la trasmissione telematica esclusivamente tramite PEC. Lo scopo è eliminare dal Registro le società inattive o anche solo inadempienti nel deposito del bilancio;
– l’accesso ai servizi in rete della pubblica amministrazione da parte di cittadini e imprese, indicando non solo gli indirizzi PEC dei professionisti e delle imprese ma anche i domicili digitali, iscritti nei registri delle pubbliche amministrazioni. L’obiettivo è favorire un sistema maggiormente efficiente, accorciando le distanze tra pubblica amministrazione e utenti nei servizi online.
